Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dieser Plattform ([PRODUKTNAME]) ist:

• [FIRMENNAME]
• [ADRESSE]
• [PLZ ORT], Schweiz
• Datenschutz-Kontakt: [DATENSCHUTZ-KONTAKT]

Bearbeitet werden nur Personendaten, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind:

• Konto- und Firmendaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Rolle sowie weitere bei der Registrierung oder in den Einstellungen erfasste Angaben.
• Inhaltsdaten: Daten, die im Rahmen der Nutzung entstehen — etwa Kunden- und Kontaktdaten im CRM, Dokumente, Belege und Buchhaltungsdaten sowie Website-Inhalte.
• Nutzungs- und Protokolldaten: technische Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Geräteangaben sowie sicherheitsrelevante Ereignisse (Audit-Log).
• Kommunikationsdaten: Inhalt und Metadaten von Nachrichten, die über die Plattform versendet werden (z. B. transaktionale E-Mails).

Die Bearbeitung der genannten Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung, Betrieb und Wartung der Plattform und ihrer Module (CRM, Dokumente, Buchhaltung, Marketing, Website, Akquise).
• Erfüllung des Nutzungsvertrags und Verwaltung des Kundenkontos.
• Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit (Audit-Log, Rate-Limiting).
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Aufbewahrungspflichten für Geschäfts- und Finanzunterlagen.
• Kommunikation mit den Nutzenden (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Support).

Personendaten werden nach den Grundsätzen des revDSG bearbeitet: rechtmässig, nach Treu und Glauben, verhältnismässig sowie zweckgebunden.

Eine Bearbeitung erfolgt, soweit sie zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist, auf einem überwiegenden berechtigten Interesse von [FIRMENNAME] beruht, gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine Einwilligung vorliegt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für den Betrieb der Plattform werden sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter eingesetzt, die Personendaten ausschliesslich weisungsgebunden und im Rahmen eines Auftragsbearbeitungsvertrags bearbeiten:

• Supabase — Datenbank, Authentifizierung und Hosting der Anwendungsdaten (Rechenzentrum in der EU-Region). Auftragsbearbeitungsvertrag: [LINK ZU DEREN DPA].
• Vercel — Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung. Auftragsbearbeitungsvertrag: [LINK ZU DEREN DPA].
• Resend — Versand transaktionaler E-Mails. Auftragsbearbeitungsvertrag: [LINK ZU DEREN DPA].
• Anthropic — KI-gestützte Verarbeitung von Inhalten (Beleg-Erkennung / OCR, Dokument-Aufbereitung, Lead-Briefings und Assistenz-Funktionen). Auftragsbearbeitungsvertrag: [LINK ZU DEREN DPA].

Personendaten werden nicht an unberechtigte Dritte verkauft. Eine Bekanntgabe erfolgt an die oben genannten Auftragsbearbeiter sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, an Behörden.

Einzelne Auftragsbearbeiter können Daten im Ausland bearbeiten (insbesondere in der EU sowie in den USA). Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur, wenn ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist — etwa durch einen anerkannten Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Garantien im Sinne des revDSG.

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Geschäfts- und Finanzunterlagen (z. B. Rechnungen, Belege, Buchungen) werden gemäss der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR) während zehn Jahren aufbewahrt. Finanzdaten werden in dieser Zeit nicht gelöscht, sondern nur storniert oder archiviert.

Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nach einer angemessenen Frist automatisch gelöscht.

Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten bearbeitet werden.
• Berichtigung unrichtiger Personendaten.
• Löschung von Personendaten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Datenübertragbarkeit: Herausgabe oder Übertragung selbst bereitgestellter Daten in einem gängigen elektronischen Format.
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung.
• Einschränkung der Bearbeitung.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Mitteilung an den unten genannten Datenschutz-Kontakt. Zudem besteht das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

Diese Plattform verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichermechanismen, die für die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung und die Sicherheit erforderlich sind (z. B. Authentifizierung, Spracheinstellung, Darstellungsmodus).

Es findet kein Tracking zu Werbezwecken und keine Weitergabe von Nutzungsprofilen an Dritte statt. Technisch notwendige Cookies lassen sich nicht abwählen, ohne die Nutzbarkeit der Plattform einzuschränken.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung der genannten Rechte wenden sich betroffene Personen an:

• [FIRMENNAME]
• [DATENSCHUTZ-KONTAKT]

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Bearbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: [DATUM].